Gulliver: servizi e documenti per le spedizioni

La procedura è predisposta all’utilizzo del Web Service. Tale strumento, tramite un collegamento diretto ai server delle Dogane, permette di snellire il dialogo con AIDA andando ad integrare nella procedura le diverse fasi di scambio dei file ed eliminando le fastidiose fasi di firma, verifica, accesso al sistema e upload/download dei file. Attraverso tale funzionalità tutte le risposte che la Dogana restituisce vengono integrate ed associate alle rispettive operazioni doganali. Alcune funzionalità come la verifica del “Visto Uscire” possono essere automatizzate e successivamente monitorate dall’operatore con le maschere previste dall’applicativo.

A supporto della compilazione, oltre all’inserimento “ex novo”, la procedura permette l’utilizzo delle seguenti funzionalità:

• “copia”: viene creato un nuovo documento a partire da una dichiarazione presente nello storico. La conoscenza delle maschere e del posizionamento dei campi da modificare (indifferentemente sia sulla testata sia sui singoli) consente la rapida modifica dei soli dati “salienti” da variare.
• “schema”: il nuovo documento viene creato a partire da un modello pre-definito. La compilazione permette di inserire i dati della dichiarazione (normalmente esclusi nello schema) abbinandoli a dati ripetitivi “fissi” definiti nello schema.

Al salvataggio del documento vengono effettuate le verifiche sulla presenza e/o coerenza dei campi principali previsti dalla normativa. La possibilità di salvare una dichiarazione incompleta permette di salvaguardare il lavoro svolto, in tal modo il documento parzialmente compilato verrà evidenziato come incompleto e ne verrà disabilitata la possibilità di essere inoltrato al sistema AIDA, e potrà essere integrato e completato in un secondo momento.

È possibile creare alcuni documenti a partire da quanto già inserito in dichiarazione doganale. Ad esempio nel caso di formulari doganali (EUR/ATR) e anche per le richieste informali (documenti Office) da inoltrare ai Clienti, al proprio corrispondente o all’autorità doganale. Le Dichiarazioni Doganali possono essere create a partire da diverse maschere di Gulliver (anche attraverso altri moduli):

• Pratiche: è il caso dei dati parziali e tipicamente “essenziali” specifici del mondo delle spedizioni. Dalla maschera della Pratica è possibile creare la dichiarazione doganale che verrà integrata in fase di compilazione;
• Fatture Proforma: normalmente attraverso l’acquisizione di file da sistema host si compila un Archivio che consente di creare la Dichiarazione Doganale in un secondo momento;

A supporto della compilazione e trasmissione in Dogana e al Cliente finale, oltre all’inserimento ex novo”, la procedura permette l’utilizzo delle seguenti funzionalità:

• voci doganali usuali: l’applicativo al salvataggio delle dichiarazioni “autoalimenta” le Voci doganali abitualmente utilizzate dal Cliente consentendo una più facile selezione tra codifiche normalmente utilizzate senza gravare sull’operatività.
• ricerca: permette di trovare il documento presente in archivio impostando i più svariati filtri tra le molteplici caselle presenti nel documento doganale.
• conto di debito: attraverso le tabelle e la corretta impostazione di ciascun Conto di Debito è possibile monitorare la capienza e lo “scadenziario” da gestire.
• creazione di file PDF e richiamo all’Archiviazione Documenti: consentono la produzione dei PDF da inoltrare ai propri Clienti e la facilità di recupero delle informazioni legate alla “bolletta” senza la consultazione del plico cartaceo.
• Integrazione con strumenti di office automation: i documenti (DAU, DAE, DAT, ….), una volta compilati, possono essere stampati in formato PDF ed inviati in maniera automatica via mail ai propri clienti o alle autorità doganali per i controlli del caso.
• monitoraggio operazioni effettuate: è possibile, tramite funzionalità dedicate, monitorare la situazione dei visti uscire rilasciati o no per le operazioni di esportazione, nonché degli appuramenti relativi alle operazioni di transito.
• monitoraggio conti di debito: per le operazioni di importazione è possibile monitorare l’esposizione dei conti di debito utilizzati, propri e dei propri clienti, nonché degli A93 rilasciati

Le diverse caselle della maschera danno quasi tutte la possibilità di ricercare nelle relative tabelle anagrafiche preventivamente codificate. Questo permette ai diversi operatori un’uniformità di compilazione e la presenza di alcuni controlli formali.

L’applicativo consente la tenuta contemporanea della contabilità doganale di tutte le diverse tipologie di deposito, nonché la possibilità di gestire più autorizzazioni.

È possibile creare i movimenti di deposito dalle dichiarazioni doganali emesse o, viceversa, dai movimenti di deposito si possono creare i documenti doganali di carico e scarico dove previsti. La scelta del modo di operare è legata all’operatività aziendale alla quale l’applicativo si adegua. I dati di scarico sono selezionabili da quanto presente in “giacenza”. La possibile integrazione con diversi sistemi host (ERP e gestionali aziendali) permette la quasi totale automazione del processo attraverso lo scambio di dati attuabile con diverse modalità.

I dati inseriti permettono la movimentazione dei vari tipi di depositi. Attraverso le stampe di controllo risulta possibile monitorare le diverse partite di merce introdotte a magazzino. L’applicativo è completo dei Registri richiesti dalla normativa.

Come naturale evoluzione del deposito è possibile abilitare una funzionalità aggiuntiva per la gestione della merce soggetta “a temporanea custodia”. L’applicativo è completo del dialogo con il Sistema Aida per la richiesta degli A3 e per l’interfacciamento con il sistema Gestori T.C., dialogo che, tramite l’uso dei web service, viene completamente automatizzato.

Lo strumento permette il veloce posizionamento dei costi relativi al documento fornitore tramite una apposita funzione di ricerca sui costi in pratica ancora aperti.

Una apposita statistica permette la valutazione del margine operativo di ogni singola pratica e dei diversi reparti evidenziando costi e ricavi previsti e a consuntivo.

Quanto inserito se completo della gestione fiscale può essere contabilizzato direttamente in Avalon per ottenere il movimento contabile, eliminando così duplicazione di inserimento dei dati.

La procedura consente di rilevare anche eventuali discrepanze rispetto a quanto preventivato potendole registrare con apposita funzione per valutazioni a posteriori.

Una volta addebitate le pratiche tramite l’inserimento dei ricavi, è possibile generare automaticamente fatture e note di accredito singole o cumulative. Nel caso necessiti comunque la procedura consente l’inserimento di tali documenti anche manualmente.

L’applicativo permette la creazione del file XML come da normativa. E’ possibile attivare un connettore con un partner GMG per la conservazione a norma di legge, automatizzando in questa maniera il dialogo con SDI.

Le fatture e le note di accredito emesse possono essere contabilizzate direttamente in Avalon per ottenere il movimento contabile, eliminando così duplicazione di inserimento dei dati.

A partire dalla pratica è possibile creare diversi documenti (cartacei/file) da inoltrare ai propri Clienti,  corrispondenti, transitari, trasportatori ecc … a partire da quanto inserito.

Oltre che tramite l’inserimento manuale le pratiche possono essere generate, o generare, molti dei documenti gestiti nei diversi moduli integrati di Gulliver, come ad esempio:

• Dichiarazioni Doganali: è il caso dei dati parziali e tipicamente “essenziali” specifici del mondo doganale. Il percorso Pratiche/Dichiarazioni è bidirezionale infatti dalla maschera della Pratica è possibile creare la dichiarazione doganale che verrà integrata in fase di compilazione e viceversa dalla Dichiarazione dog. è possibile creare la Pratica limitatamente ai dati presenti (per l’Agenzia doganale tale funzionalità è basilare ai fini della successiva fatturazione delle competenze)
• Offerte: si tratta di una sorta di PRE Pratica contenente le specificità della Spedizione comprensive della gestione Costi/Ricavi; tale gestione permette da formulare Offerte Spot
• Acquisizione di file la compilazione dati avviene attraverso l’importazione di un file (secondo standard GMG) con la creazione di una Pratica in attesa di “validazione”

…e molti altri ancora!

La gestione delle spedizioni è stata integrata con i sistemi messi a disposizione dai corrieri espressi per una maggiore velocità operativa, riducendo in questo modo duplicazione di inserimento dati e controllo degli stessi.

Attraverso l’inserimento dei costi sostenuti e dei ricavi da addebitare è possibile verificare istantaneamente la situazione contabile della pratica con l’evidenza dell’utile o perdita conseguita.

Una volta terminata la fase operativo/amministrativa, è possibile storicizzare la pratica per poterne fissare i dati evitando modifiche successive. Il possibile sblocco tramite apposita password garantisce comunque la possibilità di intervenire sulla stessa se necessario, ma sempre sotto il controllo di un utente “abilitato”.

Esistono diverse statistiche che consentono l’analisi dei volumi movimentati e dei dati contabili considerando le spedizioni effettuate e filtrate tramite molteplici criteri.

Abbinato alle dichiarazioni doganali l’applicativo consente l’addebito automatico dei diritti in bolla ed il successivo controllo automatico della consecutività degli A93 registrati e dei diritti fatturati per ogni bolla doganale.

Dalla lettera vettura è possibile generare i messaggi FWB/FHL per il successivo invio automatico, tramite appositi provider, alle compagnie aeree.

Apposite funzionalità permettono una agevole gestione delle spedizioni consolidate con la generazione delle LV master e house. La gestione del profit share permette inoltre di tenere monitorati costi e ricavi con i propri corrispondenti.

Il modulo permette una facile gestione del Cargo Account Settlement Systems attraverso l’utilizzo di apposite procedure.

Il modulo permette la gestione delle diverse tipologie di spedizione, FCL/LCL, con la possibilità di consolidare le stesse e gestire quindi le varie spedizioni/sottospedizioni in maniera agevole e veloce.

A partire dalla pratica, è possibile generare in automatico le polizze recuperando tutti i dati già inseriti che, una volta completati, permetteranno la stampa del documento nei diversi formati anche opportunamente personalizzati.

Apposite statistiche permettono infine la valutazione dei TEUS, delle spedizioni gestite eventualmente suddivise per LCL/FCL, e dei pesi e volumi movimentati per le spedizioni non containerizzate.

Il dialogo con il sistema AIDA per l’invio dei manifesti in arrivo e partenza viene automatizzato attraverso l’utilizzo del web service, eliminando così tutti gli step necessari per la presentazione attraverso il sito di Agenzia Dogane.

Il modulo è dotato della possibilità di acquisire i dati per la generazione dei manifesti da file appositamente strutturati in base a specifici tracciati.

Il dialogo con il sistema AIDA per l’invio delle dichiarazioni sommarie viene automatizzato attraverso l’utilizzo del web service, eliminando così tutti gli step necessari per la presentazione attraverso il sito di Agenzia Dogane.

A partire da una dichiarazione sommaria esistente è possibile creare il documento di diversione e/o rettifica evitando il reinserimento dei dati.

Per ciascuna Pratica è possibile inserire (anche attraverso dei profili standard) le anticipazioni da richiedere al Cliente, anticipazioni che possono dipendere dal tipo di servizio legato alla Pratica (operazione doganale, nolo, ecc.)

In base a quanto imputato è possibile monitorare l’esito delle diverse richieste, verificando gli anticipi eventualmente non ancora pagati a ridosso o trascorsa una ipotetica scadenza.

A livello operativo si possono registrare i fondi pervenuti a saldo della richiesta effettuata in modo da escludere tali richieste dal controllo anticipi scaduti. Successivamente, in abbinamento ad Avalon , è possibile contabilizzare in maniera automatica il movimento di prima nota relativo al pagamento ricevuto.

Il dialogo con il sistema AIDA per l’invio delle presentazioni viene automatizzato attraverso l’utilizzo del web service, eliminando così tutti gli step necessari per la firma dei file e l’inoltro attraverso il sito di Agenzia Dogane e successivo scarico degli esiti.

All’atto dell’inserimento dei dati delle diverse fatture la procedura consente il controllo, sia off-line che on-line attraverso il VIES e la comunità europea, delle P.IVA, evidenziando quelle errate o cessate.

Il possibile interfacciamento della procedura con procedure esterne attraverso il caricamento dei dati da file appositamente compilati secondo tracciato, consente un veloce inserimento delle righe fattura.

Alcune stampe accessorie consentono una ulteriore verifica a posteriori di quanto inserito evitando possibili errori di imputazione.

Ogni Cliente abilitato al Servizio sarà configurabile internamente.

I moduli principali degli applicativi GMG dialogano con il Server Web permettendo la Pubblicazione e l’aggiornamento dei dati e degli allegati “pubblici” associati (attraverso l’Archiviazione Documenti). Certe Console notificano via email al Cliente finale circa la disponibilità di documenti su Sito (per alcune funzionalità tipiche di sola consultazione non esiste la notifica essendo il dato in continua evoluzione).

Si tratta dello spazio web pubblicato che riceve i dati dal Server interno. La maschera principale, una volta che l’utente si è loggato, gli mostra attraverso una maschera di ricerca che filtra tra le diverse pratiche i suoi dati e i documenti resi disponibili per il download.